Vraag en antwoord over Tijdelijke wet Digitale ALV

Moet ons bestuur echt een besluit nemen om een digitale ALV te organiseren?
Als de vereniging een digitale ALV wil organiseren, dan kan het bestuur dat besluiten op basis van de tijdelijke wet en dat moet dan dus ook. (meer…)

Mogen we door deze wet afwijken van onze statuten?
Afwijken van de statuten mag niet, behalve op het punt dat de ALV een fysieke vergadering moet zijn waaraan leden kunnen deelnemen en het is toegestaan om te besluiten om de afhandeling van de jaarstukken 4 maanden uit te stellen – vanaf de uiterste datum die in uw vereniging daarvoor geldt. Omdat u nu wel een geldige, digitale ALV kunt houden, mag u daarin ook de statuten wijzigen.

Hoe kan er digitaal rechtsgeldig gestemd worden?
De wet geeft aan dat de ALV langs elektronische weg rechtstreeks te volgen moet zijn voor de stemgerechtigden, en dat de stemgerechtigden tot 72 uur tevoren in de gelegenheid gesteld moeten zijn om schriftelijk of elektronisch vragen te stellen over de geagendeerde onderwerpen. De stemgerechtigden moeten identificeerbaar zijn (let wel: dit is iets anders dan dat de stem zelf naar een bepaalde persoon herleid kan worden). Vervolgens kan de stemgerechtigde elektronisch stemmen. Hoe u dit precies doet, hangt af van de statuten en de gekozen stemvorm. Indien er wordt gewerkt met stemgewicht en of machtigingen moeten ook hiervoor voorzieningen getroffen worden.

Moeten we daarvoor digitaal helemaal up-to-date zijn?
Dat hoeft niet, u kunt bijvoorbeeld een heleboel voorwerk per email doen, of zelfs schriftelijk, als u van te veel leden geen mailadres hebt. Dit kan zelfs voor het ophalen van de stemmen. Let er wel op dat vragen en antwoorden in te zien moeten zijn voor alle deelnemers. En u moet in elk geval een vergadering organiseren om te stemmen of om de uitkomst van de stemming die u vooraf hebt gedaan bekend te maken. Leden moet de vergadering bij kunnen wonen, in de vorm van een stream, een groepsgesprek per telefoon of met een vergadertool.